病歴 filing system

当院では病歴を確実に安全に保管し､かつ､容易に利用するために､平成９年１１月より 従来の５０音順の整理法から､terminal digit filing 方式による filing systemに変更しました｡平成８年９月より､病歴の院内保存量を増やすために､画像情報を別管理とし､バーコードを用いた画像 filing systemによる画像管理をすすめてまいりましたが､病歴が薄くなったため､ＴＤＦ法の導入が可能となりました｡

ＴＤＦ法の利点

1. ファイルの利用頻度による区分けが簡単にできる｡active-semiactive-inactive
2. ミスファイルを最小限に減らせる｡ミスファイルの発見が容易である｡
3. ファイルが００から９９までの１００区分に分割されて収納され､各区分に収納されたファイルの量が平均している｡このため､収納､返却作業が容易である。
4. ファイル区分を最初から知ることができるので､検索範囲を狭めることができ､そのためファイルの検索はスピーディーとなり､連続番号順ファイリング法の５０ー６０％の時間で検索および返却ができる｡
5. 定期的な大量のファイルの移動の手間が省ける｡
6. active-semiactive-inactiveへの移行作業がやりやすい｡

当院のＴＤＦ法の特徴

1. 病歴をプラスチックファイルに収納することにより､００ー９９までの１００区分を色分けしている｡この事によりミスファイリングの発見が容易である｡これは､ただ見渡すだけで分かります｡
2. ５年の保管期限を超えた病歴に関して､温度湿度管理された倉庫で保管し､患者さんが再来すれば､あるいは再来の予約が入れば､翌日には手元に取り寄せることのできる､inactive病歴保管を取り入れていること。これは､倉庫業者と､宅配便との協力で可能となりました。
3. 写真でご覧いただけるように､病歴棚に中棚を作っています。この中棚により病歴の収納操作を容易にしています｡中棚はお勧めです｡